Almacenaje y clasificación 2.0 (recortes de prensa 02)

En la anterior entrada hablábamos de como recoger las apariciones en la prensa de nuestra asociación. En esta trataremos el problema de como manejar los archivos que hemos ido almacenando para poder acceder a ellos fácilmente. El proceso de guardar y posteriormente recuperar información (del tipo que sea) es un tema complejo que está en continua discusión. La situación ideal sería el poder crear una base de datos hecha a la medida de nuestras necesidades, pero esto no es algo al alcance de todos.

En este artículo y en el próximo vamos a plantear dos posibles estrategias y después sugerir algunas combinaciones. El objetivo no es explicarlas en profundidad sino sólo dar unas ideas que podríamos tratar de desarrollar un poco más si a alguien le interesa.

Almacenaje y clasificación 2.0
Las herramientas proporcionadas por lo que se viene llamando web 2.0 pueden proporcionarnos un servicio muy eficiente para lo que pretendemos. Para almacenar los archivos que hemos ido recopilando usaremos varias aplicaciones web distintas:

• Para archivos de vídeo (grabados de apariciones en tv por ejemplo) usaremos youtube.
• Para los archivos de audio boomp3
• Para los pdf obtenidos a partir de las noticias que salían en las webs de los periódicos usaremos mediafire.
• En caso de que tengamos archivos de imagen o fotos podríamos almacenarlos en mediafire o en flickr.

Lo bueno de todas estas aplicaciones es que proporcionan una url (dirección web) directa al contenido que hayamos subido que podemos indexar de manera sencilla como veremos a continuación. Por otro lado, recordad que estos sitios requieren registrarse mediante una dirección de correo, no debemos emplear para ello una personal, si no una creada a tal efecto que pueda ir siendo utilizada por los distintos responsables.

Para clasificar esta información que hemos subido a distintos servicios web, emplearemos delicious. Delicious nos permitirá guardar la url de nuestro archivo como si fuera un marcador del navegador, con la ventaja de poder clasificarlo mediante etiquetas y de estar disponible on line. Marcando los archivos con las etiquetas adecuadas cualquier persona con conexión a internet podrá luego encontrarlos de manera rápida y cómoda. El truco está en pensar de que distintas maneras podemos clasificar una información (por el medio en el que aparece, por el tema que trata, por la fecha,…) y luego asignar a la url una etiqueta para cada uno de esos tipos, por ejemplo:

• medio: elpais, abc, tve, kissfm,…
• formato: audio, video, pdf, imagen,…
• contenido: entrevista, reportaje, anuncio,…
• tema: general, agua, deudaexterna,…
• fecha: junio07, enero08; o bien mes: junio, enero y año: 2007, 2008.
• actividad: augaconfronteiras, unmundodesigual, icd (es decir, el nombre «oficial» con el que nombremos dentro de la organización a la actividad o campaña que es referenciada)

Debemos ser un poco cuidadosos con las etiquetas y tratar de usar siempre las mismas para que sea más fácil. En la página de delicious podemos luego separar las etiquetas en esos tipos que hemos «predefinido» como por ejemplo se hace en el proyectoblong (autor, formato, idioma,…) para buscarlas más fácilmente

Delicious permite además de etiquetar, describir brevemente el enlace que estamos marcando, en esta descripción podemos incluir la fecha concreta (siempre siguiendo el mismo formato, por ejemplo 13/10/2007 o 13 de octubre de 2007). Podríamos también comentar a quien se hizo la entrevista, quien proporcionó el material, o de que trata, … Pero preferiblemente esta información adicional es mejor que la incluyamos de manera sistemática en todos los enlaces y tengamos pensado a priori que es lo que pondremos y que no.

Otra opción realmente interesante, sería incluir en esa descripción un enlace a una página web donde nosotros mismos demos contexto a la noticia y expliquemos de forma ampliada la información (sobre todo si es errónea o la consideramos negativa para nuestra entidad)

Desventajas de este método:

• La persona responsable no puede tener fobia a la informática
• Hace falta ser un poco metódico y ordenado
• Dependemos completamente de servicios externos (habría que tratar de mantener una copia de seguridad en nuestro propio disco duro)
• Algunos materiales tal vez tengan copyright y habría que pedir permiso para subirlo.

Ventajas:

• Transparencia. Cualquiera que busque información sobre la organización encontrará ordenadas (y contextualizadas si así lo queremos) las noticias que haya
• Eficiente y gratuito
• Ganamos visibilidad en distintas redes sociales
• Disponible para todos de manera inmediata sin necesidad de andar cruzando llamadas y correos.

Como supondréis a parte de los servicios que yo recomiendo hay otros muchos que hacen lo mismo, estos son sólo una sugerencia, comentad vuestra experiencia con otras webs si las consideráis más adecuadas.

Apéndice 1.
Los enlaces que he usado en los nombres de las aplicaciones a web no apuntan a la web en sí, sino a minitutoriales de como usarlos así que os recomiendo seguirlos para comprender mejor sus posibilidades.

Apéndice 2. ¿Enlazar el pdf o la noticia original?
A la hora de enlazar desde delicious una noticia de la web de un periódico, tenemos dos opciones. La primera, que es la que se ha comentado aquí es enlazar el pdf creado a partir de la noticia original (y guardado en mediafire), y la segunda (tal vez más lógica) enlazar directamente a la noticia original y usar el pdf solamente para la estrategia de almacenamiento local (o copia de seguridad) que comentaré en el siguiente artículo.

Hasta ahora había hablado de enlazar el pdf por dos motivos:

• Dar a conocer mediafire que puede ser una herramienta muy útil para el intercambio de documentos en la organización
• Hay webs de medios de comunicación que sólo permiten acceder de manera gratuita a las últimas noticias y por tanto pasado cierto tiempo nuestro enlace a la noticia original dejaría de ser válido; aunque cada vez son menos los que hacen esto.

Por tanto mi recomendación es en general enlazar la noticia original, pero identificar que medios las retiran para en ese caso enlazar el pdf. Además subiríamos los pdf a internet sólo en este último caso, en los demás los crearíamos pero los guardaríamos sólo en nuestro disco duro.

Esta serie consta hasta el momento de 4 artículos.

• Como recoger apariciones en los medios (recortes de prensa 01)
• Almacenaje y clasificación 2.0 (recortes de prensa 02)
• Almacenaje y clasificación local (recortes de prensa 03)
• Una de lecciones aprendidas (recortes de prensa 04)